Як вести бухгалтерію самостійно на єдиному податку

Чому ФОПи бояться бухгалтерії — і даремно

Знайоме відчуття, коли відкриваєш ФОП, радієш свободі — і відразу натикаєшся на слово “звітність”? Серйозно, у багатьох підприємців при цьому слові щось стискається в грудях. Начебто бухгалтерія — це якийсь темний ліс із податковими вовками на кожному кроці.

Але ось хороша новина: якщо ви на єдиному податку (особливо 1–3 групи), ваша бухгалтерія — це не ліс, а максимум невеликий сквер. І в ньому цілком можна орієнтуватися самостійно, без штатного бухгалтера.

Що таке спрощена система — у двох словах

Єдиний податок — це спосіб сплачувати податки за спрощеною схемою. Замість купи різних нарахувань ви платите фіксовану суму або відсоток від доходу. Все залежить від групи: 1-ша і 2-га — фіксована ставка, 3-тя — відсоток від обороту (5% без ПДВ або 3% з ПДВ).

Хто може вести облік сам

Самостійно впорається практично будь-який ФОП на 1–3 групі, якщо він не має найманих працівників або їх небагато. Якщо у вас кілька десятків співробітників, склад і виробництво — тоді так, краще найняти спеціаліста. Але якщо ви фрілансер, майстер манікюру або дрібний торговець — цілком реально розібратись самому.

Книга обліку доходів: ваш головний інструмент

Перше, що потрібно знати: ФОПи на єдиному податку 1–3 груп зобов’язані вести Книгу обліку доходів. Це не страшно. Уявіть собі звичайний щоденник, тільки замість записів “сьогодні з’їв піцу” — записи про надходження грошей.

Як виглядає книга і де її взяти

Книга може бути паперова або електронна. Паперову можна придбати у канцтоварах і заповнювати вручну. Електронну — вести у звичайній таблиці Excel або через спеціальні сервіси. Реєструвати книгу в податковій вже не потрібно — це скасували ще кілька років тому. Полегшення, правда?

Що саме записувати в книгу

Записується кожне надходження доходу: дата, сума, від кого отримано. Якщо ви на 3-й групі — зазначаєте і форму розрахунку (готівка чи безготівковий). Витрати записувати не потрібно — це не система загального оподаткування. Тільки доходи. Просто і без зайвого головного болю.

Що вважається доходом на єдиному податку

Тут є нюанс, на якому часто спотикаються новачки. Не все, що прийшло на рахунок, є вашим доходом у розумінні податкової. Але більшість — так.

Доходи, які включаються до бази оподаткування

До доходу ФОП на єдиному податку відносяться: надходження від продажу товарів, надання послуг, виконання робіт. Якщо вам повернули поворотну фінансову допомогу — це теж може бути дохід, якщо її не повернути протягом 12 місяців. Ще один нюанс: якщо ви отримуєте оплату в іноземній валюті, дохід перераховується за курсом НБУ на день надходження.

Що не є доходом

Поворотна фінансова допомога (якщо повернута вчасно), кошти від продажу особистого майна, що не стосується господарської діяльності, помилкові зарахування — все це доходом не вважається. Але якщо помилкові гроші прийшли і ви їх не повернули — вітаємо, у вас новий “дохід”.

Терміни сплати єдиного податку та ЄСВ

Чесно кажучи, саме тут люди найчастіше “горять”. Забув заплатити — отримав штраф. І не кажіть потім, що не попереджали.

Коли платити єдиний податок

• 1-ша і 2-га групи платять авансом до 20 числа поточного місяця за поточний місяць.
• 3-тя група — щоквартально, протягом 10 календарних днів після граничного терміну подачі декларації. Тобто після 40 днів від кінця кварталу.

Рекомендація: поставте нагадування в телефоні. Краще виглядати занудою з нагадуваннями, ніж потім платити штрафи.

Коли і скільки платити ЄСВ

ЄСВ (єдиний соціальний внесок) — це окремо від єдиного податку. Мінімальний розмір — 22% від мінімальної зарплати. У 2024 році мінімалка — 7100 грн, отже ЄСВ — близько 1562 грн на місяць. Платять його теж щоквартально — до 20 числа місяця, наступного за звітним кварталом. Але можна і щомісяця — як зручно.

Звітність: які документи і коли подавати

Тут починається найцікавіше — декларування. Але не панікуйте, обсяги звітності для єдинників набагато менші, ніж здається.

Декларація платника єдиного податку

1-ша і 2-га групи подають декларацію раз на рік — до 1 березня наступного року. Наприклад, за 2024 рік — до 1 березня 2025-го. 3-тя група — щоквартально, протягом 40 днів після закінчення кварталу. Подати можна через Електронний кабінет платника або через “Дія”. Серйозно, зараз це реально зручно — сидите вдома в піжамі й відправляєте звіт.

Звіт з ЄСВ

До 2021 року ФОПи подавали окремий звіт з ЄСВ. Зараз — ні, якщо немає найманих працівників. Дані про ЄСВ вносяться прямо в декларацію платника єдиного податку. Якщо є наймані — тоді так, окремий звіт Д5 у складі Об’єднаної звітності. Але це вже трохи інша історія.

Типові помилки підприємців-початківців

Уявіть людину, яка відкрила ФОП, спрадно пропрацювала рік — і отримала штраф за дрібницю. Прикро? Ще й як. Тому краще знати заздалегідь, де чекають пастки.

Помилка 1: не вести книгу обліку взагалі

Деякі підприємці вважають: “Та я й так пам’ятаю всі свої доходи”. Але при перевірці відсутність книги — це порушення. Штраф невеликий (170 грн), але осад залишається. Тим більше, що вести книгу — справа п’яти хвилин на тиждень.

Помилка 2: плутати особисті та бізнесові фінанси

Це класика жанру. Гроші від клієнта прийшли — і одразу пішли на продукти. Або особисті заощадження поклали на ФОП-рахунок, а потім не можуть пояснити, звідки сума. Заведіть окремий рахунок для бізнесу — і спіть спокійно. Банки зараз відкривають підприємницькі рахунки без черг і за 15 хвилин.

Корисні сервіси та інструменти для самостійного обліку

Добре, що живемо в часи, коли не треба йти до бухгалтера з папкою документів. Є купа зручних інструментів — і багато з них безкоштовні.

Онлайн-сервіси для ФОПів

Серед популярних в Україні: “Вчасно”, “Де Факто”, “iFin”, “Sonline”. Вони дозволяють вести книгу обліку, формувати і надсилати декларації, отримувати нагадування про строки. Деякі мають безкоштовні тарифи для малого бізнесу. Електронний кабінет платника на сайті ДПС — також безкоштовний і цілком функціональний.

Прості таблиці Excel — не гірше

Якщо ви звикли до Excel — не треба нічого нового. Простенька таблиця з колонками: дата, від кого, сума, форма розрахунку — і ви вже ведете облік. Головне — робити це регулярно, а не раз на квартал у режимі паніки.

Як не помилитись при переході між групами

Іноді бізнес росте — і ФОП думає про перехід з 2-ї групи на 3-тю. Або навпаки, хоче зменшити навантаження. Тут є свої правила.

Коли і як переходити

Перейти на іншу групу можна з початку нового кварталу, подавши заяву не пізніше ніж за 15 днів до кінця поточного кварталу. Тобто якщо хочете перейти з 1 жовтня — заяву треба подати до 16 вересня. Це не складно, але пропустити строк — типова помилка.

Що відбувається при перевищенні ліміту

Якщо ваш дохід перевищив граничний рівень для групи — ви зобов’язані або перейти на вищу групу, або на загальну систему. Для 2-ї групи ліміт — 5,921 млн грн на рік (у 2024 р.). Для 3-ї — 8,285 млн грн. Перевищили — повідомляйте податкову. Самі. Бо якщо дізнаються вони — буде значно неприємніше.

Часті запитання

Чи обов’язково відкривати окремий рахунок у банку для ФОП?

Формально — ні, закон не забороняє використовувати особистий рахунок. Але на практиці банки та податкова дивляться на це косо. Плюс особисто вам буде значно зручніше мати окремий рахунок — не доведеться потім пояснювати, де бізнесові гроші, а де власні.

Що буде, якщо не подати декларацію вчасно?

Штраф за несвоєчасну подачу — 340 грн за перше порушення. Якщо це повторилось протягом року — 1020 грн. Небагато, але навіщо платити взагалі? Поставте нагадування і не платіть зайвого.

Чи потрібен касовий апарат для ФОП на єдиному податку?

Залежить від групи і виду діяльності. З 2022–2023 років вимоги до РРО розширили. 1-ша група — звільнена. 2–3 групи — потрібен, якщо приймаєте готівку. Є ліміт: до 500 тис. грн готівкових розрахунків на рік — можна без РРО (але тільки для певних категорій). Краще уточнити свій конкретний випадок у ДПС.

Як підтвердити доходи, якщо клієнт — фізособа і платить готівкою?

Достатньо запису в книзі обліку доходів. Видавати чек обов’язково лише при наявності РРО. Якщо РРО немає — запис у книзі є вашим підтвердженням.

Чи можна вести облік у телефоні?

Так, і це зручно. Є мобільні додатки для ФОПів, таблиці Google Sheets з телефону, додаток “Дія” для звітності. Головне — зберігати дані в хмарі, щоб не втратити при поломці пристрою.

Що робити, якщо допустив помилку у декларації?

Можна подати уточнюючу декларацію. Якщо ви виявили помилку самостійно до перевірки — штраф мінімальний (3% від суми недоплати). Якщо помилку знайшла податкова — 5% плюс пеня. Краще самому, і швидше.

Скільки коштують послуги бухгалтера, якщо все ж не хочеться робити самому?

Для простого ФОП на єдиному податку без найманих — від 500 до 1500 грн на місяць залежно від регіону і обсягу роботи. Якщо є наймані або складна діяльність — дорожче. Але якщо у вас мало операцій — витрачати ці гроші немає сенсу.

Вести бухгалтерію самостійно на єдиному податку — це реально, і для більшості ФОПів не потребує жодної спеціальної освіти. Досить розуміти кілька базових речей: що записувати в книгу обліку, коли і скільки платити, які декларації і коли подавати. Якщо дотримуватись цих правил регулярно, а не чекати дедлайнів — жодного стресу не буде. Бухгалтерія перестає лякати, коли стає звичкою, а не подією раз на рік у паніці.

Джерело: Delo.ua

Також читають:

Як виглядати стильно з мінімальним бюджетом

Інтер’єр у скандинавському стилі: принципи та прийоми

Як вибрати та оформити дачу: від ремонту до документів

Більше інформації читай ТУТ